Prosport VZW is op zoek naar een senior consultant - Facilitator voor de organisatie van een sportevenement in Brussel
- Aanbestedende overheid
Prosport is een vzw van de Stad Brussel die actief is in het ontwerpen, organiseren en promoten van sportevenementen.
In het kader van haar activiteiten wenst Prosport in oktober 2027 een nieuw grootschalig sportevenement te lanceren in het noorden van Brussel: de eerste 10 Miles van Brussel.
Om de voorbereiding van deze eerste editie te ondersteunen, wenst Prosport zich te omringen met een ervaren consultant in de organisatie van sportevenementen en/of grootschalige manifestaties in een stedelijke omgeving, die de voorbereiding van het evenement faciliteert op administratief, technisch, operationeel en logistiek vlak.
- Doel van de opdracht
De consultant zal ondersteuning bieden aan de projectleider en het Prosport-team, met een adviserende, faciliterende, coördinerende en ondersteunende rol bij technische en operationele werkzaamheden.
Het doel is te beschikken over expertise die een veilige uitvoering van het project garandeert en die toelaat de belangrijkste uitdagingen verbonden aan de organisatie van een sportevenement in een stedelijke omgeving in Brussel tijdig te anticiperen.
- Voorstelling van het project
De 10 Miles van Brussel is een loopwedstrijd van 16,1 km, met start en aankomst aan het Koning Boudewijnstadion. De eerste editie is gepland in oktober 2027.
De start- en aankomstdorpen zullen zich op dezelfde locatie bevinden.
Het parcours zal voornamelijk door het noorden van Brussel lopen, met de bedoeling zoveel mogelijk groenzones en parken in de kijker te zetten.
Het evenement wordt opgebouwd rond een sportieve, stedelijke en “groene” positionering, waardoor deelnemers het noorden van Brussel op een andere manier kunnen ontdekken.
Voor de eerste editie is het de ambitie om ongeveer 3.000 deelnemers te verwelkomen. Nadien is het de bedoeling het evenement geleidelijk verder uit te bouwen tijdens volgende edities, met een capaciteit die op termijn nog meerdere duizenden extra deelnemers kan omvatten.
- Opdrachten van de consultant
De consultant zal Prosport begeleiden bij de belangrijkste uitdagingen die gepaard gaan met de voorbereiding van het evenement, waaronder:
Organisatie en projectsturing
- Ondersteuning van de projectleider bij de afbakening en algemene opvolging van het project;
- Opmaak van de retroplanning en de belangrijkste mijlpalen;
- Identificatie van risico’s en beperkingen.
Parcours, mobiliteit en technische procedures
- Bepaling van het parcours en aanpassing aan de stedelijke beperkingen;
- Analyse van mobiliteits- en verkeersvraagstukken rond het parcours;
- Rekening houden met stedelijke projecten en werkzaamheden, zoals NEO en het Sportpark;
- Ondersteuning bij goedkeuringsprocedures bij gemeenten, politie en andere bevoegde instanties en betrokken stakeholders.
Communicatie en sponsoring
- Aanbevelingen met betrekking tot het communicatieplan en de lanceringskalender;
- Ondersteuning bij de reflectie rond sponsoring en partnerships.
Inschrijvingen
- Aanbevelingen inzake ticketverkoop, prijszetting en de verschillende inschrijvingsfases.
Operationele organisatie
- Ondersteuning bij de voorbereiding van de voorzieningen voor start, aankomst en langs het parcours;
- Advies inzake veiligheid, bewegwijzering, bevoorrading, vrijwilligers, deelnemersstromen en logistiek;
- Deelname aan technische vergaderingen en terreinbezoeken wanneer nodig;
- Versterkte ondersteuning in de weken voorafgaand aan het evenement en aanwezigheid op de dag van het evenement.
Evaluatie
- Deelname aan de evaluatie na het evenement;
- Identificatie van verbeterpunten en aanbevelingen voor toekomstige edities.
De operationele uitvoering van de verschillende acties wordt verzorgd door het Prosport-team en zijn leveranciers. De consultant treedt op als expert, facilitator en ondersteuning voor de projectleider.
- Gezocht profiel
De consultant beschikt over:
- Organisatie-, coördinatie-, anticipatie- en probleemoplossende vaardigheden;
- Aantoonbare ervaring in de organisatie van sportevenementen;
- Ervaring met evenementen in de openbare ruimte en/of in een stedelijke omgeving;
- Ervaring met evenementen die meerdere duizenden deelnemers samenbrengen;
- Kennis van Brussel, zijn gemeenten en zijn specifieke kenmerken op het vlak van mobiliteit, evenementenorganisatie en relaties met overheden is een pluspunt.
Specifieke ervaring met de organisatie van loopwedstrijden is een troef.
Een goede beheersing van het Frans en het Nederlands is een voordeel.
- Modaliteiten en belangrijke data
De opdracht start idealiter vanaf 15 oktober 2026 en loopt door tot de realisatie van het evenement en de evaluatie ervan.
De opdracht zal geleidelijk verlopen met een geraamd volume van 10 uur per maand.
De vermelde volumes zijn ramingen en vormen geen verbintenis tot bestelling. Deze volumes mogen maandelijks enkel worden overschreden mits voorafgaande schriftelijke goedkeuring van Prosport.
De prestaties kunnen worden uitgevoerd vanop afstand, in de kantoren van Prosport of op het terrein, afhankelijk van de behoeften.
- Budget
De kandidaat vermeldt in zijn/haar offerte de gehanteerde tarieven evenals eventuele bijkomende kosten.
- Middelenverbintenis
De opdracht betreft een advies- en begeleidingsopdracht die onderworpen is aan een middelenverbintenis.
De doelstellingen inzake deelname, ongeveer 3.000 deelnemers voor de eerste editie, vormen geen resultaatsverbintenis voor de consultant.
De consultant verbindt zich er echter toe zijn/haar expertise, ervaring en noodzakelijke middelen in te zetten om bij te dragen aan het succes van het project en een goede voorbereiding ervan.
- Duur en eventuele verlenging
De opdracht heeft betrekking op de voorbereiding en uitvoering van de eerste editie van de 10 Miles van Brussel in 2027.
Prosport behoudt zich de mogelijkheid voor om de samenwerking te verlengen voor de volgende editie, met name om de verdere ontwikkeling van het evenement te ondersteunen.
Een eventuele verlenging zal het voorwerp uitmaken van een afzonderlijke overeenkomst en zal maximaal één jaar bedragen.
- Inhoud van de offerte
Kandidaten worden uitgenodigd een offerte in te dienen die omvat:
- Een voorstelling van de consultant of het bedrijf;
- Relevante ervaring en referenties, in het bijzonder inzake de organisatie van sportevenementen;
- Een voorstelling van de specifieke ervaring in Brussel en/of in de organisatie van evenementen in de openbare ruimte;
- Een voorstel van methodologie en begeleiding;
- De financiële voorwaarden en het voorgestelde tarief;
- Een raming van het aantal benodigde uren/dagen per fase.
De kandidaat mag tevens alle aanbevelingen formuleren die hij/zij nuttig acht voor het slagen van het project.
11. Indiening van de offertes
Offertes dienen te worden verzonden naar: Prosport vzw, Marathonlaan 135/2, 1020 Brussel, via info@prosportevent.be
Uiterste indieningsdatum van de offertes: 05.10.2026 om 12.00 uur.
Voor vragen met betrekking tot deze aanbesteding kan contact worden opgenomen met Marc Vlaeminck, directeur van de vzw Prosport, via marc.vlaeminck@prosportevent.be
Prosport behoudt zich het recht voor om, indien nodig, geen gevolg te geven aan deze aanbesteding of bijkomende verduidelijkingen te vragen aan de kandidaten.